Par Nadia Bulcourt – 28 août 2023
Mis à jour le 16 février 2024
Dans le monde des affaires, l’évaluation de l’efficacité des stratégies commerciales est cruciale pour la croissance et le succès d’une entreprise. C’est là qu’intervient le rapport d’activité commerciale. Ce document offre une vue d’ensemble détaillée des performances commerciales d’une entreprise sur une période donnée.
Il permet d’analyser les ventes, les indicateurs de performance clés, les tendances du marché et bien plus encore. Grâce à un rapport d’activité commerciale bien élaboré, les entreprises peuvent prendre des décisions éclairées et mettre en place des stratégies efficaces pour améliorer leurs résultats.
Mais ces rapports sont-ils réellement utiles ou sont-ils un simple document parmi tant d’autres ? Avec Elisabeth Beauregard, Jean-Charles Spanelis, CEO de Finelis, décortique la véritable importance du rapport d’activité commerciale dans le paysage commercial.
Bonjour Elisabeth. Merci d’avoir répondu présente à ce nouveau live sur le rapport d’activité. C’est vrai qu’on a tous les deux apprécié de faire un échange la dernière fois sur les sujets d’outsourcing commercial, de recrutement, etc. Et de fil en aiguille, on s’est dit “pourquoi ne pas aborder un sujet qui te qui te tient à cœur, qui est le rapport d’activité ?“.
Sachant qu’en plus depuis qu’on travaille ensemble, tu as été pas mal impliquée avec Finelis sur les sujets orga, process. Alors comment créer un rapport d’activité commerciale qui soit toujours optimal pour les clients ?
Pour moi c’est un challenge qui évolue toujours, qui est sans fin. On rêve tous, je pense, d’avoir un jour un reporting réalisé en appuyant uniquement sur une touche. Mais on se rend compte que le reporting évolue avec les les tendances, le marché, des nouvelles utilisations… Il faut donc constamment faire évoluer son reporting.
C’est vrai que le reporting c’est un vaste sujet, parfois décrié par certains d’entre nous. Je ne sais pas qui n’a pas pesté un jour, justement devant le temps passé à le produire en disant “Mais à quoi ça sert ce truc ?“. Moi je défends des rapports d’activité, mais sous certaines conditions.
Le rapport s’avère utile, s’il sert d’abord à la personne qui l’élabore sinon cela n’a pas de sens ni d’intérêt. En effet, si ces données lui servent, en plus du client, à s’améliorer, à comprendre sa propre action ou à piloter son action sur la semaine suivante, le rapport d’activité commerciale devient intéressant comme outil. Le rapport d’activité s’avère utile à la fois à la personne qui le conçoit mais aussi à la personne qui le reçoit.
Justement, par rapport à ton expérience professionnelle qui est très riche dans différents environnements, quelles évolutions as-tu vu concernant le rapport d’activité commerciale ? Est-ce que finalement, c’est toujours un peu la même chose ?
Finalement, ça prend toujours du temps. Est-ce que tu as vu des changements, peut-être aussi un regard des dirigeants évoluer avec le temps ? Quel est ton avis là-dessus ?
Aujourd’hui, plus il existe une tension dans l’entreprise ou sur un marché, plus le rapport d’activité devient un sujet. En effet, le report va rassurer. Il va démontrer ce qu’on fait, même si le résultat n’est pas à la hauteur de ce qu’on espère, etc.
Quand les choses marchent bien, peut-être qu’on ne se pose pas de questions, à tort d’ailleurs. Car c’est hyper intéressant aussi de voir ce qui marche. Cela nous met ainsi en confiance, on prend de la valeur…
Est-ce que la raison même du reporting, ce ne serait pas justement d’être collaboratif ? En théorie, le rapport d’activité commerciale, tous les acteurs tels que le commercial, le directeur commercial, le dirigeant, savent le réaliser. Donc globalement ça parle à tout le département commercial.
Mais comme tu disais, quand cela se passe bien, qu’il y a des signatures de contrat, qu’il y a des meetings qui se passent bien, etc, il n’y a pas grand-chose à dire entre ces différents acteurs. Ces derniers communiquent assez vite ensemble et, globalement, ils se comprennent.
Alors, finalement, est-ce que ce n’est pas plutôt un outil qui est utile justement pour communiquer avec les autres équipes, à commencer par le marketing, l’équipe produit, des équipes, qui ne sont pas sur des sujets commerciaux, ?
Le reporting a, en effet, plusieurs champs d’utilité dont celui que tu indiques, qui est pour moi, l’aide à l’information, à la communication. De ce fait, il aide à expliquer ce qu’on fait à d’autres interlocuteurs, que ça soit au N+1, ou comme tu le dis, les autres équipes dans l’entreprise. C’est super important.
En outre, un rapport d’activité permet de suivre son activité. Ce que je disais, la personne qui l’édite peut voir comment elle évolue, qu’est-ce qui a bien ou moins bien fonctionné, etc. Par ailleurs, il permet évidemment de faire des bilans et des analyses, mais bien entendu, pas toutes les semaines, sinon c’est un peu un peu rédhibitoire. Ensuite, une autre utilité du rapport d’activité est de conserver l’historique qui va permettre d’avoir une aide à la décision (pour les choix d’actions, les plans d’action, etc).
Tout va dépendre des objectifs qu’on s’est fixés. En effet, quand on ne définit pas à quoi sert un rapport et à qui il s’adresse, je ne vois pas comment on pourrait définir une fréquence.
En ce qui concerne les bilans, les rapports d’activité qui contiennent toutes les analyses des évolutions de clientèles, des marchés, des secteurs d’activité, des produits qu’on a plus ou moins vendus, je ne vois pas trop ça à la semaine. En revanche, le nombre d’appels, le nombre de rendez-vous obtenus, le nombre d’envois, là, il peut-être plus judicieux d’établir un rapport hebdomadaire, voire journalier.
En résumé, il ne faut pas réaliser un rapport dont les données ne pourront pas être exploitées, qui, finalement, ne sert à personne.
Chez Finelis Coaching, on fait tout justement pour que le temps des commerciaux soit minimisé sur ces sujets reporting et pour maximiser le temps de communication avec les clients et les prospects. Pour faire simple, comme les objectifs sont fixés par le directeur commercial qui va recevoir le reporting et qu’ils ils sont partagés avec le commercial, la fréquence des rapports d’activité peut être définie en amont.
Il est important de savoir de quelles données nous avons besoin pour nourrir l’objectif. Une fois qu’on a déterminé la nécessité de telle ou telle information, il faut aussi savoir où elle est disponible : dans le CRM ou pas ? Est-ce que cela demande d’aller chercher dans plusieurs supports ?
Et donc, est-ce qu’on accepte de passer plusieurs heures par semaine à faire un rapport au détriment du temps commercial à proprement parler ? Est-ce qu’il y a des moyens d’extraire l’information de façon la plus simple possible, quitte à prendre des copier-coller par exemple ?
Qui va le diffuser ? Est-ce que ça va être uniquement le directeur commercial ? C’est le contributeur qui va avoir la charge de le structurer et définir comment il va être mis en place.
La rédaction d’un rapport d’activité commerciale, c’est un échange. En effet, il y a beaucoup de choses complexes quand même :
Alors avant de lancer un reporting, il faut vraiment se réunir et parler de tout ça et que tout le monde s’accorde sur l’accès à l’information, le temps passé… Eh bien souvent ce n’est pas ce qu’on fait dans les entreprises.
Le rôle du commercial en l’occurrence est d’expliquer où et comment il doit chercher l’information pour réaliser un rapport. Il détermine le temps passé et donne ses recommandations pour améliorer les choses, aussi bien pour lui que pour son interlocuteur.
Le comportement à éviter est de remplir le rapport sans conviction, sans motivation et en pensant que de toute façon, cela ne sert à rien. En effet, en général, les informations qui ressortent d’un rapport d’activité, peuvent aider le commercial à s’améliorer.
Comment faire pour évaluer que tous ces beaux reporting commerciaux font bien fonctionner, tant sur la forme que sur le fond ? Comment savoir si l’équipe a bien effectué son travail et que ceux qui ont reçu le rapport sont satisfaits ?
Faut-il prévoir des sessions de feedback régulières pour s’assurer que tout fonctionne dans le bon sens ou est-ce qu’il vaut mieux quand même laisser le temps au temps et peut être avoir des appels réguliers ?
Enfin, comment voir les choses par rapport à ça sur les indicateurs de réussite de ces rapports qui sont finalement importants ?
En interne, si le rapport d’activité reste sur le bureau du N+1 sans qu’il n’en parle ou qu’il évoque uniquement une seule donnée, son utilité est un peu tronquée, voire inexistante.
Comment ce rapport est-il utilisé ? Quand je l’envoie, ai-je un retour externe ou pas ? Et premier retour, ce rapport me sert-il à moi-même ? Si déjà dans un premier temps, je n’en fais rien, je n’ai pas les bonnes données ou je n’ai pas envie de trop chercher, ce rapport ne va effectivement rien m’apporter.
S’il est destiné au client, le premier feedback est de lui demander si ce rapport est compréhensible, paraît-il clair ? A-t-il les éléments attendus ?
Un grand merci Elisabeth pour tous tes insides sur ce thème du reporting d’activité commerciale parce que cela a été court mais intense et riche avec plein d’informations ! Je voulais aussi ajouter que quand j’ai commencé à travailler avec Elisabeth, elle nous a aidés sur les sujets de reporting. Donc je vous invite tous à améliorer, à avancer là-dessus et à contacter Elisabeth ou moi-même pour en discuter.
En conséquence, le rapport d’activité commerciale se révèle être un outil inestimable pour toute entreprise désireuse d’optimiser sa gestion commerciale. En fournissant une analyse approfondie des performances et des tendances, il permet aux dirigeants de prendre des décisions stratégiques éclairées.
Chez Finelis Coaching, nous sommes là pour vous accompagner dans l’élaboration et l’optimisation de vos rapports d’activité commerciale, afin de vous aider à atteindre vos objectifs commerciaux.
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